新年会の幹事必見！場所選びから予約までの流れ

新年会はどんな場所が最適なのか、
さらには予約はどういった流れで行うのかわからないと
悩んでいる幹事は多いのではないでしょうか？

年に一度の新年会の幹事を任されると、
失敗できないというプレッシャーが大きくなるはずです。

最適な場所選びから予約までの流れをしっかり掴むことで、
参加者はきっと満足してくれます。

新年会の企画準備: 押さえるべき基本ポイント

まず、新年会の企画の準備で押さえるべきポイントについて解説します。

実はこの企画準備段階でしっかりポイントを押さえておくことが、
新年会を成功させる重要な部分になります…！

必ず確認してください。

予算と人数の確認

まずは予算と人数の確認を第一に行ってください。

予算は、過去の新年会を参考にして決めましょう。
例年通りの予算であれば、参加者から不満の声も出にくいです。

また、人数により場所の広さが決まるため、
場所よりも先に人数を確認しておく必要があります。

はっきりと参加者が決まらない場合は、
大まかな人数でも良いため確認しておきましょう。

広すぎた、狭すぎたということにならないために、
できるだけ詳細な人数確認をしておくことが大切です。

参加者の好みやニーズの把握

せっかく開催した新年会なのに、
思ったような食べ物や飲み物がなかったときには、参加者はがっかりしてしまいます。

そうしたトラブルが起こらないように、
参加者の好みやニーズの把握を事前に行っておきましょう。

参加が予想される人はどのくらいの年齢層なのか、
さらにはどういった食べ物、飲み物が好きなのかを確認しておいてください。

不安であれば人伝えではなく、
実際にその参加者と話をして確認すれば、失敗も防げます。

開催日を決める

意外と難しいのが、開催日を決める作業です。

そもそも新年会は1月中に開催するのが望ましいです。

会社によっては1月は新年の挨拶まわりなど、
忙しい時期ではありますが、
みんなのスケジュールをしっかり調整してできるだけ1月中に開催してください。

また、参加者の中には他の新年会に参加することもあるはずです。

新年会が被らないように、早めに参加者の情報を収集して、
最適な開催日を決めてアナウンスしてください。

年内に予約を完了する

また、予約はあくまでも年内に終わらせるようにすることも
重要なポイントです。

大抵のお店は早いところで11月下旬から、
通常でも12月初旬から新年会の予約を受け付け始めています。

人気のお店なら、
すぐに予約でいっぱいになってしまう可能性もあるでしょう。

また、参加人数が多ければ多いほど、
予約を取るのが難しくなると考えておいてください。

予約が取れず、新年会を開催できないというトラブルにならないために、
早めに予約を行うように心がけましょう。

会場タイプ別の特徴とメリット

では、いよいよ新年会の会場選びについて着目していきます。

実は新年会で利用できる会場にはさまざまなタイプがあります。

その会場のタイプによって、
メリットが大きく変わってくると考えておきましょう。

会場のタイプ別の特徴と、そのメリットについて解説していきます。

居酒屋

居酒屋なら新年会が開催しやすいというメリットがあります。

大抵の居酒屋では、新年会の開催準備が整っており、
大人数に対応できる部屋も準備されていることが多いです。

また、食べ物や飲み物の品数も多く、
新年会に最適なメニューコースも用意されています。

飲み放題コースなどもあり、
メニュー選びに迷うことも少ないです。

有名チェーン店の場合は、足を運びやすい立地にあることも多いため、
アクセス面でも居酒屋は有利と言えます。

カラオケ

カラオケでの新年会開催も、実はメリットが多いです。

そもそもカラオケは複数人で入れるスペース設定になっているため、
新年会に適した場所と言えるでしょう。

防音効果もしっかり整っており、
新年会で騒いでも迷惑をかけることはありません。

また食べ物や飲み物を楽しみながら、
カラオケもしたいというスタイルの新年会なら、ベストな開催場所と言えます。

カラオケによっては、持ち込んだDVDを鑑賞できるため、
新年会の楽しみ方が広がります。

レンタルスペース

実は今、大きな注目を集めているのがレンタルスペースです。

レンタルスペースは完全貸切という特徴があるため、
プライベート空間のようにまわりを気にせず楽しめます。

また参加者の人数や特徴、
新年会のスタイルによって部屋を選ぶことができるため、
盛り上がること間違いありません。

音響設備や大きなスクリーンとプロジェクター、
さらには防音効果もしっかり整っているため、
レンタルスペースでの新年会はとてもおすすめです。

新年会の会場選びのポイント

では、新年会の会場を選ぶ際は、
どういったポイントに気をつけるべきでしょうか？

会場によって、その新年会が盛り上がるかどうかが
決まってしまうと言っても過言ではありません。

次に解説する内容を、じっくりチェックしてください。

アクセスの良さ

いくら食べ物や飲み物、そして広さが確保された会場でも、
アクセス条件が悪ければ参加者が減ってしまいます。

とくに新年会はお酒を飲むことを考えて、
公共交通機関でのアクセスが容易な会場である必要があります。

また、お酒を飲まない人のことも考慮して、
会場の近隣に駐車場があることも意識しておきましょう。

また、仕事を終えてそのまま新年会を行う際は、
会社からアクセスしやすい会場を選ぶこともポイントです。

収容人数

収容人数の確認も、会場選びには外せないポイントです。

新年会の会場を選ぶなら、
広すぎず狭すぎずのちょうどよい広さを選ぶことで、会話も弾み盛り上がります。

先程も解説した通り、まずは参加者の人数を把握し、
その人数に適した広さの会場を選ぶようにしましょう。

大抵の場合は、その会場のホームページなどに収容可能人数が掲載されています。

不安であれば直接電話などで参加人数を伝え、
最適な会場を準備してもらうようにしてください。

大人数の場合は貸切がおすすめ

もし、大人数になる場合は、貸切ることも想定してください。

大きな居酒屋などでなく、
大人数になる場合は、お店を貸切るのも良いでしょう。

その分料金は高くなる可能性はありますが、
他の利用者に迷惑がかからないため、気兼ねなく新年会を行えます。

貸切る場合は、事前にそのお店に確認する必要があります。

貸切ることもできないお店もあるため、
できるだけ早めに貸切対応可能かどうかの確認をしておいてください。

予約方法

それでは最後に会場の予約方法について解説します。

開催日や参加人数、新年会を開催する場所が決まれば、
できるだけ速やかに予約を入れてください。

ただ、予約と言ってもさまざまな方法があります。

どういった予約方法があるのか、詳しく解説します。

ネット予約

主流になってきたのが、ネット予約です。

ネットを利用した予約なら、
自分が予約を取りたい時間帯にいつでも手続きできるというメリットがあります。

また、定休日や予約がいっぱいの日や時間などが一目瞭然のため、
予約しやすいというメリットも感じるでしょう。

ただし、初めてそのお店に予約を入れる場合、
その予約ページを探すのに戸惑うこともあります。

ネット予約に慣れていない場合は、電話予約の方が安心できるかもしれません。

電話予約

従来通りの電話での予約を受け付けているお店もたくさんあります。

電話で会場の予約を行えば、予約が取れたという安心感があります。

また、お店の人と話をすることで、
どんなお店なのかもイメージできるでしょう。

食べ物や飲み物の、細かな注文ができるのも、電話予約の魅力です。

ただし電話での予約は、
お店が営業している時間帯のみ受け付けていることがほとんどのため、
連絡をする都合をつけなければいけません。

また口頭のみの予約のため、
希望した日時に間違いなく予約が取れているのか
不安になってしまうデメリットもあります。

LINE予約

LINEで予約を行うという方法もあります。

全てのお店がLINEに対応しているわけではありませんが、
LINEでの予約ならネットや電話で感じるデメリットはありません。

使い慣れたLINEを利用して、好きな時間に予約を行え、
さらに返答もあるため安心感があります。

また、予約の変更なども手軽に行なえるため、
ストレスなく手続きができます。

中目黒にあるレンタルスペース「あるかぶる」は、
LINEでの予約に対応しているため、ぜひ活用してみてください。

まとめ

今回は新年会の場所選びや予約方法について解説いたしました！

会社などの大切な行事、新年会の幹事をすることになれば、
できるだけ失敗はしたくありませんよね？

大切なことは、早めに参加者や予算の確認をして、
参加人数などに合わせた会場を予約することです。

早めに行動しておけば、トラブル時にも冷静に対応できます。

新年会の開催におすすめの会場には、
居酒屋やカラオケなどがありますが、レンタルスペースもおすすめです。

完全個室で防音設備も整っているレンタルスペースなら、
年に一度の新年会もきっと盛り上がります。